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Salle de réunion : que prendre en compte lors de la signature d’un contrat ?

De nos jours, les services de location de salles de conférence sont de plus en plus demandés. Plus précisément, les espaces de réunion à Neuchâtel sont choisis pour une variété de raisons, comme par exemple : des formations, des séminaires, des séances de Brainstorming, ou encore des événements professionnels. Comme vous l’avez compris, ces salles de conférence sont très polyvalentes.

Cependant, certaines situations d’incompréhension peuvent se créer entre prestataires et utilisateurs. La plupart de ces désagréments ont lieu en raison du manque d’attention au contrat signé préalablement. Autrement dit, très souvent les personnes concernées par le contrat ne prennent pas le temps d’en lire les termes et conditions d’utilisation, ce qui peut créer un malentendu par la suite. Pour s’assurer que les attentes soient totalement comblées, il faut donc que chaque parti lise et interagisse sur l’accord mis en place.

En réalité, la plupart des contrats sont très basiques, ce qui apporte une certaine flexibilité et favorise une entente commune. Pour éviter que la location d’une salle de conférence se transforme en un long litige juridique inutile, nous voulons donc vous faire part de nos connaissances en terme de contrats (cela vous évitera de vous retrouver dans une situation désagréable).

Qu’est-ce que le contrat de base doit inclure ?

Une salle de réunion doit être procurer avec tout l’équipement technique nécessaire à l’événement (ex.: projecteur, microphone, haut-parleurs, etc.).

Lorsque le propriétaire fournit une de ses salles de conférence, il a le droit d’y placer certaines informations, telles que des newsletters ou de la publicité. Pour éviter toutes confusions, cet aspect peut être négocier dans le contrat.

Il est primordial de définir le mode de paiement. Si celui-ci est monétaire, les termes sont clairs. Dans le cas contraire où l’échange se fait sous forme de service ou bénéfice rendu (ex.: opportunité de participer à une conférence organisée par le locataire), il faudra ajouter certaines clauses au contrat, voir définir des accords additionnels.

Il faut notamment spécifier certains aspects comme la possibilité de reporter l’événement, l’annulation de la réservation, ainsi que la résiliation antérieure du contrat.

Pour s’épargner tous autres désagréments, n’oubliez pas d’ajouter des détails indispensables au bon fonctionnement de votre événement, comme la date exacte de la location, le nombre de participants, ou encore un plan de l’arrangement de la pièce.

Un des aspects les plus difficiles à définir dans un contrat est la durée de la location. Pour cette raison, une clause séparée devrait être dédiée à cet effet, détaillant le moment durant lequel le propriétaire peut accéder à la salle de conférence, la durée de l’événement et les moments où le propriétaire à l’autorisation d’être présent lors de l’événement.

Chez Coworking Neuchâtel, nous avons pris en compte toutes les instructions ci-dessus pour vous assurer un processus de location de salle agréable et sans prise de tête. Notre contrat spécifie la date de l’occasion, l’heure d’arrivée et de départ, inclue les services fournis (usage privé de la pièce, de l’aménagement, du matériel de conférence, nettoyage, réception, etc.) et la mise en place que vous souhaitez. Vous pouvez également changer la date de votre événement 3 semaines avant le jour de la réservation de la salle de réunion ou conférence. De plus, lors d’une réservation subséquente de nos salles, la bonification que nous offrons sera également mentionnée dans le contrat. Vous pouvez jeter un coup d’œil à notre contrat en détail sur le lien suivant :

Vous avez donc maintenant un aperçu des points principaux à connaître lorsque vous signez un contrat de location d’une salle de réunion. Bien entendu, d’autres critères peuvent entrer en compte, tels que la localisation, le type d’événement, ainsi que des facteurs bien plus humains. 

À Coworking Neuchâtel, notre but est que le processus de location de salles de conférence et réunion se fasse le plus agréablement possible pour vous. C’est pourquo,i nous vous mettons à disposition une équipe professionnelle ayant l’expertise requise. N’hésitez donc pas à vous tourner vers nous et à nous poser des questions !

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