Un an plus tard, l’impact de la pandémie pèse encore sur notre façon de vivre. Fini les concerts, les festivals, les sorties dans les clubs, mais aussi fini les conférences et séminaires en présentiel. A présent, ce genre d’événements se font de manière virtuelle à travers des écrans interposés.
Dans tout cela, quelle place reste-t-il à l’hospitalité, qui est un point crucial dans le bon déroulement d’un événement ?
Accueil des invités dès leur arrivée, discussion autour d’un verre au moment de la pause, dégustation de petits fours préparés spécialement pour l’occasion. Toutes ces attentions qui permettent d’échanger, de réseauter et de se sentir à l’aise.
Comment transmettre ces mêmes émotions lors d’un événement virtuel ?
Dans cet article nous allons développer ce sujet en vous apportant nos astuces et conseils pour le bon déroulement de votre event.
Les bons supports
Il est primordial de se munir des bons outils pour mener à bien un séminaire ou une conférence de manière virtuelle. Plateforme de streaming performante avec possibilité d’interaction, matériel audio adéquat, choix du lieu, etc.
Vous trouverez de plus amples informations sur le sujet dans notre article : le e-commerce au goût du jour
Pourquoi ce point est-il important ?
Afin que la personne de l’autre côté de l’écran soit aussi bien accueillie que lors d’une conférence en présentiel, elle doit ressentir que tous les éléments ont été imaginés et mis en place, dans le but de lui garantir un moment professionnel et convivial, malgré la situation particulière.
Les moments d’échanges
Faire la conversation en sirotant un café reste envisageable même virtuellement. Certaines plateformes, comme Zoom offrent la possibilité de se retrouver dans une salle à part pour échanger par petits groupes.
Le conférencier / intervenant et les organisateurs peuvent se balader de salles en salles pour échanger avec les participants.
Ces moments de partage permettent de créer des connexions et de faire du réseautage au même titre que lors d’un workshop en présentiel. Il est donc important de planifier des temps de pause fixes pour tout le monde avec cette possibilité de se retrouver dans une salle séparée.
Et si vous souhaitez inclure davantage les participants, pourquoi ne pas leur offrir un présent !?
Les petites attentions
A défaut de pouvoir offrir des goodies à la fin de votre rencontre virtuelle, vous pouvez penser à envoyer un présent aux participants en amont.
Un échantillon de café, une bouteille de vin, une boisson spécifique ou même des amuses bouche à savourer ensemble lors de la pause. Vous pouvez laisser place à votre créativité !
Ce geste va permettre d’ouvrir la conversation dès le départ en créant un sujet de conversation sur lequel échanger.
Dans une optique plus publicitaire et informative, vous pouvez leur envoyer une brochure, un catalogue ou encore des accessoires (stylos, carnets, clé USB,etc) aux couleurs de votre entreprise.
Ces petites attentions ne pourront que ravir vos invités et rendre l’événement plus agréable.
En outre, malgré l’absence de contact direct, rien ne vous empêche de rendre votre événement convivial. La logistique n’est pas la même mais les intentions restes inchangées.
Article écrit par Mélanie Mutombo