A Coworking Neuchâtel, nous disposons de quatre salles de réunion utilisées par notre équipe et nos coworkers ainsi que par toutes personnes externe désireuses de les louer.
Découvrez nos astuces pour que vos réunions soient efficaces et non une perte de temps.
La structure
Définir la structure d’une réunion est la première étape pour qu’elle soit efficace. Pour cela, vous pouvez vous aider de la méthode TOP : Thème, Objectif et Plan.
Pour définir le ou les but(s) de votre réunion, commencez par réfléchir aux thèmes devant être discutés. Puis, sur la base de ces éléments, établissez un plan afin d’organiser vos idées et de définir un ordre de présentation.
Cela est d’autant plus utile en cette période, ou la plupart des réunions se font en visioconférence. Avoir une bonne structure facilitera la compréhension, rendue parfois plus compliquée à distance.
Les participants
Une fois la structure établie, vous pouvez ainsi uniquement inviter les participants concernés par les thématiques abordées. Il n’y a rien de pire que d’assister à une réunion en ne comprenant pas ce qu’on y fait et en ayant l’impression de perdre son temps. De plus, nous vous suggérons de ne pas convier plus de dix personnes afin que chacun puisse avoir un temps de parole suffisant. Ceci en est de même pour les réunions en ligne, où les échanges peuvent être rendus plus compliqués lorsque le nombre d’intervenants est grand.
L’ordre du jour
En définissant un ordre du jour, vous avez non seulement une vue d’ensemble des points qui seront traités mais vous pouvez, également, le communiquer aux participants pour qu’ils puissent se préparer, si besoin. Cela peut être fait très facilement, même en télétravail, par l’envoi d’un mail.
L’heure
Privilégiez une heure convenant à la majorité des participants conviés. Par exemple, une réunion après 17h, le vendredi après-midi ou encore durant la pause déjeuner n’est pas forcément idéale. La concentration, n’étant pas toujours au rendez-vous durant ces périodes. Il en est de même lorsque les participants sont en télétravail et qu’ils n’ont parfois pas de bureau dédié à la maison.
La durée
Définissez une durée et respectez-là. Cela peut sembler simple, mais les réunions à rallonge, personne n’aime ça. Informez donc vos participants de la durée prévue. Si malheureusement tous les points ne sont pas abordés, reprogrammez une autre réunion.
Nous vous conseillons aussi de planifier des séances d’une heure maximum afin de garantir la productivité et la concentration des différents intervenants.
La conclusion
A la fin de votre réunion, n’oubliez pas de conclure ! Pour cela, résumez les différents points discutés et les prochaines étapes nécessaires afin que chacun sache ce qui lui reste à faire. Pour garantir un suivi, vous pouvez, également, faire suivre un compte-rendu de la réunion. Cela peut être très utile si la réunion ne peut pas s’effectuer en présentiel et que chacun travaille de son côté, à la maison.
Et vous, quelles sont vos astuces ?
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